Agences de communication & freelances : 6 conseils pour mieux gérer vos mails au quotidien
Chaque jour vous recevez des mails et des mails, toujours plus nombreux et variés ? Vous ne savez plus comment les classer et gérer ce flux d’information qui arrive quotidiennement ? Mal gérés les mails deviennent vite contre productifs, chronophages et source de stress au quotidien. Bien éloignés de leur fonction première, puisque ceux ci ont vocation à nous aider à être plus efficace au quotidien.
Voici 6 étapes qui vous permettront d’avoir une meilleure gestion de vos mails :
Faites le ménage dans votre boîte mail
Votre boîte mail est envahie par les spams, newsletters et autres mails que vous n’avez pas le temps de lire ? Avoir beaucoup de mails non lus représente une pollution pour vos yeux et votre esprit, d’autant plus si vous ne pensez pas à les ouvrir un jour. Le temps du grand ménage est venu pour remédier à tout cela.
L’outil UnrollMe, vous fera gagner un temps précieux ! Ce service gratuit vous permet de visualiser en temps réel la liste de tous vos abonnements et de vous désinscrire de tout ce donc vous ne souhaitez plus être abonné.
Consulter ses mails à heures fixes
Une petite notification arrive et hop…vous êtes tenté de consulter vos mails. Malheureusement ce genre de réaction vous fait perdre un temps précieux en productivité sans que vous vous en rendiez compte. Pour remédier à tout cela, imposer vous des horaires fixes dans la journée pour consulter vos mails en y consacrant une durée limitée, entre 10 et 15 minutes.
Créez-vous une boîte dédiée aux newsletters et notifications
Une fois que vous avez finalisé votre liste de newsletters et d’abonnements, il est judicieux pour vous de les classer dans une section spéciale, soit en créant :
- une boîte dédiée à recevoir ces envois, une sorte de boîte « poubelle »
- un dossier spécifique pour ce type de mails
Sur Gmail par exemple, il est possible de créer un filtre qui redirigera automatiquement les mails de votre choix dans un dossier séparé de votre boîte mail principale. Une bonne astuce qui vous permettra de vous concentrer uniquement sur vos mails professionnels, sans vous perdre dans vos mails « parasites ».
Utilisez des statuts pour classer vos mails
Pour vous faire gagner du temps et hiérarchiser vos mails, il est indispensable de les trier par statut. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers spécifiques dans votre boîte mail, tels que :
- Mails non lus
- A traiter d’urgence
- A traiter
- Autres
Autre type de classification possible :
- Aujourd’hui : les mails qui demandent une réponse dans la journée même
- Semaine : réponses souhaitées avant la fin de semaine
- Mois : réponse attendue à long terme
Vous êtes libre de trouver la classification qui correspond à vos besoins, avec laquelle vous vous sentez à l’aise et efficace. Bien sûr, il faudra consulter régulièrement ces dossiers, afin de bien garder en tête les échéances de chaque mail et pour ne pas vous perdre.
Soignez vos objets
Nous avons tous déjà voulu remettre la main sur un mail mais sans se souvenir de l’objet du mail en question… Pour éviter ce genre de situation, il est judicieux de vous créer une ligne directrice dans l’écriture de vos objets. L’objet d’un mail se doit d’être parlant : il doit donner aux destinataires envie d’être lu et exposer le sujet abordé sans avoir besoin d’ouvrir le mail.
Savoir utiliser d’autres canaux de communication
Vous avez appliqué tous ces conseils pour mieux gérer votre boîte de réception mais le nombre d’e-mails reste conséquent ? Vous devez donc passer par d’autres moyens de communication comme les plateformes communautaires collaboratives.
Slack, Trello ou Google Doc sont autant d’outils qui vous permettent de partager des informations sur une plateforme qui demeure accessible à l’ensemble des collaborateurs. Dernière alternative ? Passez un appel ou envoyer un SMS, méthode plus intrusive que les mails mais qui permet d’avoir un retour plus rapide de la part de votre interlocuteur.
